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Se potesse decidere liberamente in che modo ottimizzare la biblioteca, cosa farebbe?

È chiaro che a tutti piace avere tutto, ma in realtà, per quante risorse si abbiano e sono molte, c’è sempre qualcosa che manca. Penso che esagerare con le risorse non sia corretto, semmai punterei molto sulla condivisione delle stesse. Quindi, renderei ancora più rapido il document delivery, che comunque, già ora con NILDE e Bibliosan è davvero efficiente. Certo è che i ricercatori vorrebbero avere proprio tutto sotto mano e tutto scaricabile immediatamente.

Ma se le risorse sono quelle che sono, più di tanto non si può spendere…

Da quando siamo entrati nella rete Bibliosan abbiamo risparmiato dei risparmi, ma io più che altro parlerei di ottimizzazione. Se sessanta biblioteche hanno tutte l’abbonamento allo stesso periodico – se non erro, quando abbiamo fatto il censimento c’erano almeno 46 copie del Lancet – allora, c’è un grosso spreco, soprattutto, se si può ottenere il lavoro richiesto in 24 ore. Diciamo che servirebbe anche un cambiamento di mentalità dell’utente: questi dovrebbe capire che non può avere tutto direttamente dal suo pc.

Disponete di una biblioteca anche per i vostri piccoli pazienti e i loro familiari?

Non abbiamo una biblioteca medica che possa dare un supporto ai familiari: in questo senso non siamo attrezzati. È un problema che ci poniamo tutte le volte in cui arriva il familiare che ci chiede qualcosa da consultare, per saperne un po’ di più sul problema del bambino. Abbiamo pensato a delle dispense o ad altro tipo di materiale, però questo comporterebbe un rilevante impegno per i nostri medici. Poiché le patologie trattate sono moltissime, perché l’istituto è pediatrico, ma multidisciplinare, sarebbe complicato riuscire ad avere un panorama generale, che sia all’altezza della consultazione anche più semplice, per i familiari. Per il momento, è una cosa difficile da realizzare.

Avete attivato dei servizi particolari per i vostri utenti/operatori sanitari?

Dalla fine del 2003, abbiamo iniziato a lavorare in Bibliosan, avviando una serie di servizi. Quello che è abbastanza utile e utilizzato da parte della nostra utenza è NILDE utenti, ovvero, un sistema per ricevere articoli e scambiarli con le altre biblioteche in rete. Gli utenti si registrano, vengono autorizzati e, attraverso Bibliosan, possono entrare nel database di PubMed ed effettuare le richieste, che io trasmetto per posta elettronica. Non solo sveltisce il lavoro, ma consente anche agli utenti di tener d’occhio tutte le fasi di elaborazione della domanda: per esempio, tramite NILDE utenti, riceviamo una richiesta e la trasmettiamo subito alle biblioteche che dispongono di quella risorsa, segnalando in che tempi abbiamo avviato la procedura di document delivery. Di solito, processiamo la domanda lo stesso giorno o al massimo, il giorno dopo. Inoltre, gli utenti registrati possono vedere a quali enti abbiamo inviato la richiesta e in quanto tempo quell’ente risponde. Mediamente in uno due giorni abbiamo la risposta, ma molto dipende dalla disponibilità e dal personale delle altre biblioteche.

Cos’altro?

L’anno scorso, tramite Bibliosan, abbiamo attivato un servizio che si chiama Class. Si tratta di un sistema per cui i nostri medici strutturati, o comunque gli operatori sanitari di ruolo si registrano e, una volta autorizzati, ricevono una password per potere utilizzare e consultare anche da casa le risorse messe a disposizione da Bibliosan e che sono davvero tante.

L’utilizzo della biblioteca avviene perlopiù attraverso la rete. Dunque, chi viene in biblioteca?

Davvero pochi, da quando abbiamo messo tutte le risorse sulla nostra intranet. Sono state fatte delle comunicazioni in modo tale che tutti gli utenti potessero utilizzarle direttamente dai loro computer e devo dire che ce ne sono moltissimi nei reparti, quindi non ci sono difficoltà a collegarsi dalla propria sede e a consultare o effettuare il download delle risorse. La presenza fisica degli utenti è molto calata, fatta eccezione per gli studenti e le persone esterne all’istituto.

Però i medici e in generale gli utenti gradiscono di più questa soluzione…

Sì, perché possono fare le ricerche autonomamente e indipendentemente dall’orario di apertura della biblioteca, magari anche durante il turno di guardia.

Nella ricerca bibliografica, i medici fanno tutto da soli o chiedono l’aiuto dell’esperto documentalista?

Nella maggior parte dei casi sono piuttosto autonomi. Ogni tanto chiedono un aiuto, perché non è stata compresa bene la procedura per scaricare il documento o dove cercarlo etc. Certo, da noi oltre Pubmed, la banca dati più utilizzata e che è gratuita, abbiamo l’accesso a pagamento a ISI WOK e questo è un po’ meno utilizzato. Ogni tanto faccio delle revisioni, mando delle comunicazioni a mezzo e-mail, affinché vengano utilizzate tutte le risorse, che effettivamente sono molte ed è giusto che gli utenti ne siano a conoscenza.

Fate formazione?

La formazione si può attuare in molti modi; noi per questioni interne e di personale non abbiamo espletato veri e propri corsi ma procediamo con aggiornamento costante sulla disponibilità ed utilizzo delle risorse. In biblioteca, siamo sempre disponibili con i ricercatori che richiedono il nostro intervento, anche in un rapporto uno a uno, nel senso che qui possiamo insegnare loro come fare le ricerche. Tante volte spieghiamo come procedere anche telefonicamente: ci mettiamo ciascuno davanti al proprio pc e procediamo insieme passo passo, così viene appreso l’iter da seguire. L’anno scorso, la scuola professionale mi ha incaricato di fare dei piccoli seminari per l’aggiornamento del personale infermieristico, per abituarli a conoscere e ad utilizzare le risorse interne: queste, infatti, sono utilizzate soprattutto dai medici, dai ricercatori e dai biologi, più che dal personale infermieristico. Gli infermieri erano piuttosto coinvolti. Anche se è chiaro che hanno tempi diversi rispetto a quelli del medico, del biologo e quindi, anche per un fattore tempo, hanno più difficoltà ad accedere alle risorse.

I seminari hanno dato i loro frutti?

Direi di sì, visto che qualcuno ha chiesto di iscriversi a NILDE utenti ed ha fatto delle ricerche. Quindi, qualcosa è cambiato.

Cercare su banche dati elettroniche, riuscire ad utilizzare i filtri non sempre è facile: le tecnologie dell’informazione rappresentano un ostacolo per gli utenti o un’opportunità ben sfruttata?

Certo, si tratta di strumenti che bisogna sapere usare molto bene; di conseguenza a volte possono essere un ostacolo. Diciamo che i medici preferiscono una via più semplice e chi ha più dimestichezza con i supporti informatici riesce meglio a servirsi delle risorse.

Ci sono differenze in questo tipo di competenze tra gli utenti della biblioteca?

Sicuramente. Di solito, chi si occupa solo ed esclusivamente di ricerca è più abile nell’utilizzo delle risorse elettroniche, ha una preparazione differente e riesce meglio ad affrontare le problematiche che emergono. I medici impegnati maggiormente nell’assistenza al paziente, invece, hanno maggiori difficoltà nell’utilizzo dei supporti informatici.

E dal punto di vista del documentalista, l’avvento delle nuove tecnologie dell’informazione ha reso tutto più facile o più complesso?

Non direi che è più complicato. È più rapido e per certi versi andare in biblioteca, reperire il fascicolo, fare la fotocopia, passarla allo scanner e inviare il fax implica tutta una serie di manovre e di tempi che l’invio del semplice pdf non comporta. Il nostro lavoro è cambiato molto e non si può dire se sia migliorato o peggiorato: direi che va seguito in modo diverso. Il fascicolo cartaceo quando arriva viene registrato, se non è arrivato in tempo si fa il sollecito, si fa la fotocopia e si mette a posto, a disposizione per la consultazione degli utenti. Le risorse elettroniche sono di utilizzo più rapido, con il document delivery possiamo averle in tempi ridotti, ma gli abbonamenti vanno gestiti e seguiti in modo diverso; spesso non c’è garanzia di stabilità nel tempo e gli editori la fanno un po’ troppo da padroni. Talvolta, interrompono il servizio senza una motivazione o una tempestiva comunicazione. Insomma, i grandi gruppi editoriali ci danno filo da torcere…

Lo staff della biblioteca dovrebbe avere il compito di diffondere e far conoscere ai medici le nuove riviste, insomma, di stimolare il suo bisogno/dovere di aggiornamento?

Penso di sì, rispettando certo le proprie mansioni. Noi lo facciamo quando acquisiamo delle nuove risorse, dandone comunicazione mediante e-mail. In più, se io so che una persona è interessata ad una certa rivista o ad un determinato settore, di solito mi preoccupo di segnalare se abbiamo fatto una nuova acquisizione che possa rientrare in quella sfera di interesse. Credo sia corretto così.

Podcast, blog, forum etc. Le nuove funzionalità dei siti delle riviste internazionali sono utilizzate dai vostri utenti?

Francamente, non saprei. Nessuno me ne ha accennato e non mi è mai capitato che qualcuno mi dicesse “guarda che interessante questa cosa, l’ho letta sul blog o l’ho vista su etc.”. Ho visto dei filmati sul New England of Journal che ritengo siano interessanti, però non ho avuto alcun tipo di riscontro con i miei utenti, non ne abbiamo mai parlato.

Quale genere di articolo scientifico viene richiesto più frequentemente?

Da noi, sicuramente, gli articoli originali. Addirittura, una fetta dei nostri utenti che sono poi i ricercatori puri, utilizzano molto gli article in press, ahead of print, online first o come li si voglia chiamare. Tutto questo diventerebbe molto complicato se non ci fosse il formato elettronico e per tale motivo, noi siamo molto orientati verso le risorse online. Anche le systematic review della Cochrane sono sufficientemente consultate e sono un po’ più appannaggio dei clinici o comunque, di coloro che sono impegnati direttamente con l’assistenza al paziente.

Come giudica l’editoria medico scientifica italiana?

Abbiamo pochi abbonamenti a riviste di editori nazionali. Per alcuni qualcosa è cambiato rispetto al passato, quando le pubblicazioni avvenivano con un ritardo notevole. Purtroppo, non hanno una grande diffusione. L’impact factor nel nostro caso ha una rilevanza particolare e determinante per i finanziamenti erogati per la ricerca e poiché la rivista italiana è poco fruibile anche all’estero, quindi è poco citata, di conseguenza è una rivista che viene un po’ trascurata dai nostri utenti.

Qual è la posizione della vostra biblioteca nei confronti del fenomeno dell’open access? E i medici, i ricercatori cosa ne pensano?

Ritengo che sia una cosa ottima, ma è chiaro che non è semplice entrare in questa logica. Certo, le riviste di maggiore impatto non sono open access e tornando al discorso di prima, sono i grandi gruppi editoriali a farla da padroni. Ho visto che Oxford Journals ha aperto un canale in questa direzione e trovo che sia una cosa buona, perché i risultati della ricerca, per quanto possibile, dovrebbero essere da tutti fruibili. Ma poi, i grandi editori che fine farebbero?

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